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北京培黎教育基金會檔案、證書、印章管理製度
[ 發布時間:2019-11-19 | 文章作者: | 單位:培黎教育基金會 | 瀏覽:3524次 ]
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北京培黎教育基金會檔案、證書、印章

管理製度

  

北京培黎教育基金會

二○一一年五月

 

第一章               

 

第一條  為了加強本會檔案資料管理,充分發揮檔案資料的作用,妥善保管證書和印章,根據《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》和證書印章管理的有關規定,結合本基金會實際情況製定本辦法。

 

第二條  培黎教育基金會辦公室為本會檔案資料具體管理部門,負責本辦法的具體實施。辦公室應指定檔案管理人員,做好檔案資料的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體管理工作,確保檔案資料妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。

 

第三條  本基金會檔案資料分為文書檔案資料、會計檔案資料。文書檔案資料、會計檔案資料須按年度分別立卷、分類成冊。在工作中形成的各種有保存價值的資料,都應按照本辦法立卷歸檔。

 

第四條  公文承辦要保證文件的係統完整,辦理完畢後或年度終了交文書人員歸檔。

 

第五條本基金會檔案和證書應指定專人管理,嚴防毀損、遺失,確保萬無一失。

 

第二章  檔案的歸檔範圍

 

第六條  文書檔案的歸檔範圍包括:上級機關印發、本基金會工作中形成的,具有查考價值的各種文件材料。

第七條  文書檔案歸檔範圍具體包括以下類別:

1、收、發文件;

2、會議文件、紀要、記錄、領導講話材料;

3、決定、規定、製度、辦法、通報等;

4、工作計劃、總結、調查材料;

5、預決算、統計報表;

6、合同、協議書;

7、任免、聘任、獎勵、處分材料;

8、重要來信、來訪材料;

9、大事記;

10、重要電報、電話記錄。

 

第八條  會計檔案的歸檔範圍包括:會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料。

 

第九條  會計檔案的具體歸檔範圍是:

1、會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證;

2、會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿;

3、財務報告類。包括月、季、年度財務報告(含會計報表、附表、附注及文字說明)和其他財務報告;

4、其他類。包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

 

第三章  檔案的立卷要求

 

第十條  案卷質量總的要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯係,區別不同價值,便於保管和利用。

 

第十一條  卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批複在前,請示在後;正件在前,附注在後;印件在前,定稿在後。會計憑證類按會計憑證編號、月份先後次序分裝成冊;會計賬簿類按年度成本;財務報告類、其他類按年度歸類成冊。

第十二條  卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。單麵書寫的文件頁號編寫在右下角;雙麵書寫的文件,正麵頁號編寫在右下角,背麵頁號編寫在左下角;拆疊後的圖紙頁號一律編寫在右下角。

 

第十三條  按規定的格式逐項填寫文件目錄,填寫的字跡要清楚,卷內文件目錄放在卷首。

 

第十四條  卷內文件材料的情況說明,應逐項填寫在備考表內。若無情況說明,也應將立卷人、檢查人姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。

 

第十五條  案卷封麵,填上本冊內容所屬時間、第幾冊數、共多少頁數、保管期限和案卷號等。案卷封麵應逐項用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整清晰。

 

第十六條  案卷裝訂。裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料必須修複,字跡已擴散的應複製並原件一並立卷,傳真件應保存其複印件。裝訂應采用線繩左側穿孔裝訂法,做到整齊、牢固、便於保管和利用。

 

 

第四章  檔案的保管期限、保管、移交、銷毀

 

第十七條  檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。其中永久檔案的保管時間為50年以上;長期檔案的保管時間為15年;短期檔案時間為5年。

凡記敘和反映本會主要工作和活動的內容,需要長遠利用和查考的文件材料及圖表,保管期限定為永久;

凡在相當長的時間裏,有利用、查考價值的文件材料及圖表,保管期限定為長期;

凡在比較短的時間內需要查考和文件材料及圖表,保管期限定為短期。

 

第十八條  檔案保管的基本任務是:維護檔案實體的秩序狀態,使檔案在存放和使用中始終有序;保護檔案實體的理化狀態,使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害,並延長其物質形體的自然壽命。應經常保持檔案的衛生、整潔、做好防塵、防潮、防蟲、防丟失等安全和保密工作,做到收實相符。

 

第十九條  檔案不得借出、不得攜帶出境。

如有特殊需要,會計文書檔案經理事長或秘書長批準,可以提供查閱、摘抄、複印,並辦理登記手續。查閱、摘抄、複印檔案須由本會檔案管理人員陪同。

查閱、摘抄、複印人員應當做到:

1、嚴格遵守保密紀律;

2、不得擅自向他人傳播檔案內容;

3、不得翻閱、摘抄、複印與查閱內容無關的材料。

查閱檔案時,嚴禁在檔案上作塗改、圈劃、抽換、批注、汙損和折皺。發現上述情況應追究當事人責任。

 

第二十條  檔案移交、銷毀必須填寫《北京培黎教育基金會檔案移交清冊》。

認真履行移交、銷毀手續。移交、銷毀檔案由理事長審批,秘書長監交、監銷。

 

第五章  印章、證書的保管和使用

 

第二十一條  印章證書由基金會辦公室主任專人管理,妥善的存放在安全的地方。

印章的使用必須由理事長或秘書長簽字同意後,方可蓋章。

建立印章使用登記簿,由辦公室主任登記,並請理事長或秘書長在此簿上簽字。

第二十二條  根據證書管理和使用的有關規定,法人登記證書、稅務登記證書掛在本會對外辦公的顯著位置,其他證書和證書副本由辦公室主任穩妥保管,確保萬無一失。

若要對外使用證書,須經理事長或秘書長同意,並在外出使用證書申請上簽字後,方可借出,並及時歸還。

 

第六章    

 

第二十三條  本辦法由理事會負責解釋。

第二十四條  本辦法自理事會批準之日起施行。

 

 
 
 

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